راهنمای جامع سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با هدف تسهیل فرآیند ثبت، نگهداری و ارسال الکترونیکی دفاتر مالی توسط سازمان امور مالیاتی کشور طراحی شده است. این سامانه به کاربران (شامل اشخاص حقیقی و حقوقی) کمک میکند تا دفاتر خود را مطابق با الزامات قانونی و استانداردهای مالی بهصورت دیجیتال پلمپ و مدیریت کنند. از مزایای اصلی این سامانه میتوان به شفافسازی فرآیندها، کاهش خطاهای دستی و تسریع در پردازش اطلاعات اشاره کرد.
مراحل کلی کار با سامانه
فرآیند استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی شامل مراحل زیر است:
۱. ورود به سامانه
۲. دانلود قالب اکسل
۳. تکمیل فایل اکسل
۴. بارگذاری فایل
۵. تنظیمات و پیشنمایش
۶. مشاهده اطلاعات بارگذاری شده
۱. ورود به سامانه
- کاربران برای دسترسی به سامانه باید از طریق درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی (https://my.tax.gov.ir) اقدام کنند.
- در صفحه اصلی، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایید.
- نام کاربری و رمز عبور اختصاصی خود را وارد کنید.
۲. دانلود قالب اکسل
قالب اکسل مورد نیاز برای ثبت اطلاعات دفاتر تجاری از طریق سامانه قابل دریافت است. این قالب شامل ستونهای زیر است:
| کد حساب کل | کد طبقهبندی اصلی حسابها |
| عنوان حساب کل | نام حساب کل |
| کد حساب معین | کد زیرمجموعه حساب کل |
| عنوان حساب معین | نام حساب معین |
| کد حساب تفصیلی | کد جزئیترین سطح حساب |
| عنوان حساب تفصیلی | نام حساب تفصیلی |
| گردش بدهکار (ریال) | مبلغ بدهکاری بهصورت عددی |
| گردش بستانکار (ریال) | مبلغ بستانکاری بهصورت عددی |
| تاریخ گردش حساب | تاریخ معامله با فرمت YYYY/MM/DD (مثال: 1402/12/20) |
۳. دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
- اطلاعات باید در یک شیت اکسل وارد شوند.
- ترتیب و عنوان ستونها دقیقاً مطابق قالب سامانه باشد.
- مقادیر ستونهای گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل اعداد (بدون حروف یا نمادها) باشند.
- در هر سطر، تنها یکی از ستونهای بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
- تاریخها باید در بازه زمانی مشخصشده برای گردش حساب قرار گیرند.
- فایلهای حاوی بیش از ۱۰۰۰ سطر باید با فرمت CSV بارگذاری شوند.
۴. بارگذاری فایل
- پس از تکمیل فایل، به بخش «بارگذاری قالب» در سامانه مراجعه کنید.
- نوع فایل (اکسل یا CSV) را انتخاب نمایید.
- در صورت انتخاب CSV، نوع جداکننده (مثل کاما یا نقطه ویرگول) را مشخص کنید.
- تاریخ پایان بازه زمانی گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپ شده را وارد کنید.
- فایل را آپلود کرده و منتظر تأیید سامانه بمانید.
۵. پیش نمایش و تنظیمات
- پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به صورت پیشنمایش نمایش داده میشود.
- اطمینان حاصل کنید که اطلاعات نمایشدادهشده با دادههای واردشده مطابقت دارد.
- در صورت وجود خطا، پیام هشدار مربوطه را بررسی و اصلاحات لازم را اعمال کنید.
۶. مشاهده اطلاعات بارگذاریشده
در صفحه اصلی سامانه، جدولی با عنوان «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» وجود دارد که شامل موارد زیر است:
- کد رهگیری دفتر پلمپ شده
- تاریخ پایان سال مالی
- بازه زمانی گردش حساب
- تاریخ بارگذاری فایل
- وضعیت فایل (موفق، ناموفق، در حال پردازش)
- امکان دانلود فایل یا مشاهده خطاها از طریق آیکون های مربوطه.
الزامات مهم
- کلیه دفاتر تجاری پس از ۲۳ تیر ۱۴۰۳ باید بهصورت الکترونیکی پلمپ شوند.
- اطلاعات گردش حساب باید در بازه زمانی تعیینشده توسط سازمان امور مالیاتی قرار گیرند.
- رعایت فرمت تاریخ (YYYY/MM/DD) و محدودیت حجم فایل (۱۰۰۰ سطر برای CSV) الزامی است.
